Så skapar du ordning i ditt fildelningssystem

För att få tillgång och kunna dela filer, skaffar de flesta företagare någon form av fildelningstjänst i molnet. Det man letar efter är ett enkelt sätt att kunna göra detta på. Ingen vill behöva skicka mail till sin kollega varje gång en ny version av ett dokument är tillgängligt. När företaget består av ett fåtal personer är detta en smidig lösning. Alla har tillgång till materialet och det är tillgängligt på alla enheter oberoende av fysisk plats.

När verksamheten växer och likaså datan som lagras, då uppstår problemen. Vilka dokument är förlegade, vem har skapat dem, var finns dem och vilka har de delats med?
Ju större och äldre verksamheten blir, desto större blir problemet. Hur skapas en struktur i denna röran?

Börja med att sätta upp en policy för hur ni ska strukturera upp era filer. Fundera på vilka taggar ni kan använda för att söka upp dem senare. Innehållsindexera för att göra detta ännu lättare. Ju tidigare du påbörjar detta arbetet, ju mindre tid behöver du lägga i längden.